Bedrijfsvoering

Omschrijving
Op 30 januari 2024 nam u het besluit het Controleprotocol 2023 en verder vast te stellen. Daarin staat de verantwoordingsgrens vermeld. Deze heeft betrekking op rechtmatigheid en is vastgesteld op 2% voor het totaal aan fouten en het totaal aan onzekerheden. Fouten en onzekerheden worden niet opgeteld. Als we onrechtmatigheden opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording geven we daarmee een getrouw beeld in de jaarrekening. In het oordeel van de accountant worden ze daarom niet als fout of onzekerheid meegenomen.

Daarnaast namen we in het Controleprotocol 2023 op dat we een rapportagegrens van € 100.000 hanteren. Onrechtmatigheden die boven deze grens uitkomen melden we in de rechtmatigheidsverklaring in de jaarrekening.

Doelstelling
De grens van 2% komt neer op € 1.872.313. We komen voor rechtmatigheid uit op € 1.383.338 aan fouten. De omvang van de fouten is daarmee onder de verantwoordingsgrens. Dit leidt tot het oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit oordeel is gebaseerd op drie criteria, te weten het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het criterium van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Het begrotingscriterium is toegepast op basis van de verschillenanalyse voor baten/lasten en investeringen. Daarbij wordt in beeld gebracht of de jaarrekening op programmaniveau baten en/of lasten bevat die hoger of lager uitvallen dan begroot. Waar we dit kunnen voorzien, is het wenselijk dat we dit tijdig aan u melden via bijvoorbeeld een bestuursrapportage. Dergelijke onrechtmatigheden zijn volgens onze financiële verordening acceptabel. We hebben te maken met een omvang van € 667.173 aan acceptabele onrechtmatigheden. Deze onrechtmatigheden nemen we dit jaar mee in ons oordeel. Dit is anders ten opzichte van 2023. De commissie BBV heeft in de Kadernota rechtmatigheid 2024 duidelijker vermeld dat dergelijke onrechtmatigheden meetellen. Zodoende zijn in de rechtmatigheidsverantwoording onrechtmatigheden opgenomen die weliswaar acceptabel zijn, De maar toch meetellen in het oordeel. We hebben geen onrechtmatigheden geconstateerd die niet acceptabel zijn.

De acceptabele onrechtmatigheden bestaan uit een hogere storting in de voorziening pensioenen wethouders dan begroot en hogere kosten voor de Brinkstraat. Hoewel u over dit laatste eerder bent geïnformeerd en we de extra kosten proberen te dekken binnen de voorziening klimaatmaatregelen, hadden we hier de begroting voor moeten wijzigen. U leest hier meer over in hoofdstuk 3 Jaarrekening onderdeel Begrotingsrechtmatigheid .

Het voorwaardencriterium is toegepast op basis van de spendanalyse en diverse onderzoeken. Bij de spendanalyse hebben we fouten geconstateerd op het gebied van inkopen en aanbesteden. Dit geheel aan fouten heeft een omvang van € 716.165. De fouten hebben betrekking op openbare ruimte, facilitaire dienstverlening en ICT diensten.

Het criterium van misbruik en oneigenlijk gebruik is toegepast op basis van diverse onderzoeken. Er zijn geen fouten of onzekerheden geconstateerd op basis van dit criterium.

Beheersmaatregelen

1. Bijsturing is nodig met betrekking tot aanbestedingsrechtmatigheid. Ten opzichte van 2023 is de omvang van de onrechtmatigheden op inkoop toegenomen. We hadden in 2024 willen starten met een traject van procesverbetering op inkopen en aanbesteden. Dit is onvoldoende gelukt, mede door personele uitval. In het vierde kwartaal van 2024 is het inkoopteam alsnog op sterkte gebracht. Er is gewerkt aan een Verbeterplan Inkoop dat in 2025 tot uitvoering wordt gebracht. Ook nemen we het inkoopproces onder de loep en sturen we erop dat alle stappen correct worden doorlopen. We voeren twee keer per jaar een grote controle uit, de zogeheten spendanalyse, om een vinger aan de pols te houden en waar nodig verbeteringen aan te brengen.
2. De onrechtmatigheden met betrekking tot begroten, vragen in beperkte mate tot bijsturing. In 2024 zijn de onrechtmatigheden alle acceptabel, waar in 2023 ook een aantal fouten werd aangemerkt als onacceptabel. Dit had vooral te maken met nieuwe regelgeving die nog niet was doorgevoerd in de bedrijfsvoering. We hebben gestuurd op tijdig melden en dit heeft geleid tot minder fouten. Ook zien we dat de omvang van de acceptabele onrechtmatigheden fors is gedaald. Dergelijke fouten zijn niet tot € 0 terug te brengen, maar het duidt er wel op dat we in het begrotingsproces meer in control zijn.